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个人外部门户

在企业运营中，许多业务环节需要与外部用户（如供应商、客户、合作伙伴等）进行高效协作，例如：

  • 供应商在线投标、资质提交
  • 客户提交工单、查询进度
  • 合作伙伴协同处理业务事项

这些外部用户通常只需参与特定业务流程，且具有临时性、分散性的特点。若要求其下载专用APP或完成复杂注册，不仅增加使用门槛，还会影响协作效率。

个人外部门户正是为解决这一问题而设计，提供以下核心价值：
✅ 无需下载：通过网页或H5即可访问，省去安装APP的麻烦
✅ 快速登录：支持微信/验证码/密码等登录方式
✅ 精准授权：仅开放当前业务所需功能，确保数据安全隔离
✅ 开箱即用：简洁直观的界面，外部用户无需培训即可操作

通过个人外部门户，企业可大幅降低外部协作门槛，提升业务处理效率，同时保障系统安全性与数据隐私。

应用场景​

  • 供应商在线提交投标文件
  • 客户自助查询服务工单状态
  • 物流司机更新送货签收信息

配置和使用​

个人外部门户的可配置模块主要包括用户注册和登录方式、用户注册登录界面设置、用户邀请、审核与管理、角色权限。

通过《供应商协同》应用来简单演示外部门户的使用，需要实现的功能：

  1. 供应商快速认证登录
  2. 在线提交投标文件
  3. 修改/更新投标资料
  4. 实时接收招标进度通知

1、启用个人外部门户​

在「 我的应用> 《供应商协同》 >应用设置>外部门户`」，点击启用外部门户，选择个人外部门户。

  • 个人外部门户启用后的界面：

 启用后，即可看到外部门户的注册和登录的链接/二维码。
 注册和登录是同一个入口，第一次登录即注册。

2、门户地址​

门户地址是个人外部门户的默认访问链接，其格式为：域名+Key。您可以将Key部分替换为自定义内容来个性化您的访问链接。

仅支持自定义链接后缀，前面的域名不支持修改
只能输入数字、字母
不能重复，如果被别人占用会有提示

💥 Tips： 推荐：将Key改为自定义内容（如公司名/产品名），例如：您的域名/您的品牌。

3、自定义登录界面​

通过简单的登录界面设置，打造品牌化的登录界面，提升用户体验。操作路径「 门户设置 > 自定义登录界面 」。
可以配置登录页面的名称、Logo、页排版、背景图、背景色或自定义导航。

💥 Tips:
        修改后确认保存，立即展现全新登录界面<br/>
        建议使用品牌配色和Logo，增强用户信任感

配置完成后，您可以通过以下方式立即体验外部门户：

📱 移动端测试：

  1. 点击"二维码"按钮
  2. 使用手机微信/浏览器扫描二维码
  3. 自动跳转至外部门户登录页

💻 电脑端测试：

  1. 复制系统生成的门户链接
  2. 在浏览器地址栏粘贴访问
  3. 推荐使用Chrome/Edge最新版本

  • 手机端：
  • PC 浏览器：

4、基础设计​

门户名称​

一个应用可能只开放一部分工作表给外部用户使用，应用名称可能不再适合对外部用户显示。 因此，可以单独设置门户名称，显示为应用名称。例如，应用《供应商协同》门户名称设为《投标》

  • 外部用户登录看到的效果：

  • 内部成员看到的效果：

允许访问的用户​

由于二维码和链接的传播性比较广，因此根据业务需要，对于访问应用的人可能需要一定的审核限制、确认身份的人才能访问应用。

支持三种身份：任何人、审核通过的用户、仅定向邀请的用户

  • 任何人： 指的是任何人获取到链接都可以登录注册后访问
  • 审核通过的用户： 开启审核机制，审核通过才可以访问应用。
  • 仅定向邀请的用户： 向指定手机号发送邀请，可以逐个邀请，也可以导入批量邀请。

登录方式​

登录方式： 微信授权、验证码、密码三种方式登录。

  1. 微信授权 如果组织后台绑定了微信服务号，用户通过微信扫码并授权后就可以直接登录应用了。同时支持PC端扫码登录。
  2. 验证码 每次登录都通过验证码校验身份来登录，第一次登录发现还未注册，就是以输入的手机号或邮箱自动创建对应的账户并登录。
  3. 密码登录 完成注册后，进入个人中心，可以设置登录密码。
💥 Tips:
        只勾选微信授权后首次授权需要输入手机号与微信绑定，后续可单独微信扫码快速登录。
        验证码每条0.05元，自动从企业账户余额扣费。为保证业务不受影响，请保持企业账户余额充足

登录设置​

  • 扫码登录后需要先关注微信公众号 启用后，如果需要授权微信扫码登录，用户必须先关注服务才可以。第一次扫码时会跳转到关注服务号界面引导关注。

  • 外部用户注册开始/停止时间 可以设置一个时间段，只有这个时间段内才可以注册。

  • 两步验证 开启后，外部用户通过账号密码或微信扫码登录后，需要额外进行验证码验证，验证通过后才能成功登录

通知设置​

  • 新用户注册、激活时通知管理员 开启后，新注册的用户会以站内系统消息的方式通知到管理员。

  • 审核结果短信通知外部用户 审核通过或拒绝的结果是否以短信的方式通知注册的外部用户。

消息设置​

外部门户用户注册登录、邀请外部用户注册、外部用户审核（通过/拒绝）会短信告知注册用户；

短信通知​

自定义短信通知需要配置签名和内容两部分。
短信0.05元/条，自动从企业账务中心扣费。70字计一条短信， 超过70字以67字每条计费。每个标点、空格、英文字母都算一个字。短信实际发送可能有10-20分钟的延时。

  • 签名 短信通知签名在短信开头部分，每一条短信都会自动加上签名。 
💥 Tips:
        请谨慎填写您的组织简称、网站名、品牌名，2-8个汉字。
        如签名不符合规范，将会被运营商拦截。此签名适用于外部门户的短信场景

此签名的短信场景:

  • 外部用户注册、登录时的验证码短信

  • 邀请外部用户注册的短信

  • 外部用户审核结果(通过/拒绝)的通知短信

  • 短信通知内容 对于邀请、审核通过、审核拒绝的短信通知，可以单独设置内容。 

💥 Tips:
        验证码短信不支持配置内容

5、信息收集​

如果用户注册时需要收集必要信息，例如真实姓名、邮箱、公司、职位等信息。那么在用户第一次注册登录后，会进一步要求其填写信息才能完成用户的注册。

进入信息收集菜单，进行配置：

  • 勾选【收集】，则在页面中显示此字段。
  • 第一个是姓名（文本），不能修改和删除，默认不收集，如果收集则必填。
    • 如果您的应用需要真实姓名，建议勾选收集姓名字段。
  • 如需收集更多信息，添加合适的字段即可，其他字段支持设置、排序和删除。
  • 这些信息跟着应用走，不同的应用展示的内容可能是不同的。
  • 如果注册时未填写收集信息关闭了页面，则用户是未激活状态。如果开启了审核，那么再次登录并填写了收集信息后才进入待审核状态。

外部用户管理​

1、外部用户的人员和角色配置​

外部人员的角色权限需要单独配置，和内部常规成员配置不在一个地方，但是角色权限的配置方法和应用角色相同，这里不再介绍。

和内部常规角色不同的是 ：

  • 外部用户只能加入一个角色
  • 外部用户角色不能直接加人，而是给人分配角色。

2、邀请外部用户注册​

如果外部用户不允许公开注册，则可以定向邀请或导入用户。

  • 邀请人数不多时，直接点击邀请用户

  • 邀请用户较多，则可以Excel导入

💥 Tips:
        导入邀请时，请下载模板，填充数据后上传

3、外部用户信息管理​

1) 查看外部用户信息​

可以通过多种维度对用户快速的定位查看：

  • 状态： 只有三种，启用、禁用、未激活
  • 字段搜索： 根据用户姓名进行搜索
  • 列显示： 确定在用户列表中显示哪些字段，包括系统字段和注册信息收集字段。

2）编辑外部用户信息​

在列表中，点击操作列中的按钮，可以对用户进行重新邀请、移除操作。

  • 未激活的用户的操作是重新发送邀请或移除。
  • 启用的用户的操作是禁用或注销。
  • 勾选选用户数据，可以执行批量启用、批量禁用、批量导出操作。

用户审核和免审名单​

如果可访问应用身份是审核过的用户，则新用户注册后需要让管理员审核。

也可以提前设置好免审名单，用户注册后自动通过审核。

审核操作 支持单个审核和批量审核，只有通同意和拒绝两种操作。

如何设置免审人员名单​

提前编写好免审人员名单后，当用户首次注册后，会去查询这个免审名单，如果匹配上则自动审核通过。

如果不需要免审功能，点击关闭即可。

免审名单主要有以下几步配置

  1. 免审名单的数据来源
  2. 配置免审映射条件
  3. 免审名单的更新维护

1）免审名单数据来源有两种：导入Excel数据 和 从表单获取数据​

  • 导入Excel数据
    Excel表格第一行必须是字段名称，手机号码为必填，如下图。

  • 从表单获取数据
    可以从本应用选择表单，也可以选择其它应用下的表单。

2） 配置免审映射条件​

注册用户的信息，必须和所有映射字段的信息都完全一致，才可以免审。

  • 如果没有收集其他信息，只需映射手机号字段。
  • 如果收集信息配置中勾选了其他字段，这里也会显示并建立映射。例如下面截图中的公司名称。

3）更新维护免审名单​

  • 来源导入Excel数据

    • 可以重新上传名单表格(更新)
    • 也可以删除已导入名单数据（删除）

  • 来源从表单获取数据

    • 名单的更新和删除直接在对应表单中操作即可。

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